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业主档案管理制度（精选15篇）
随着社会不断地进步，我们每个人都可能会接触到制度，制度是要求成员共同遵守的规章或准则。拟定制度需要注意哪些问题呢？以下是小编帮大家整理的业主档案管理制度，仅供参考，欢迎大家阅读。
业主档案管理制度 1
第一条所有档案资料，由业主委员会指定专人负责保管。
第二条各种档案资料应分类进行登记、编号，妥善保管。
第三条档案室设在物业楼二层。
第四条档案资料主要包括:
(一)各类会议记录、纪要;
(二)业主大会、业主委员会作出的决议、决定等书面材料;
(三)各届业主委员会产生、备案的材料;
(四)山庄内所有建筑物产权清册及业主联系方式;
(五)订立的物业管理服务合同;
(六)山庄标识，有关法律、法规和业务往来文件;
(七)业主和使用人的书面意见、建议书;
(八)维修资金收支情况清册;
(九)会议录音、录像、照片等;
(十)竣工总平面图，单体建筑、结构、设备竣工图，配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料;
(十一)设施设备的'安装、使用和维护保养等技术资料;
(十二)物业工程验收和质量保修文件，物业使用说明文件;
(十三)物业管理所必需的其他资料，包括物业交费统计表、物业经营开支统计表、物业服务人员花名册等;
(十四)其它有关材料。
第五条委员因工作需要须查阅档案资料，并认真填写档案查阅单，不得将资料带出档案室。
第六条业主查阅档案资料，须经两名业委会委员签字同意，并办理查阅手续，不得将资料带出档案室。
第七条查阅档案的委员和业主应尊重业主的隐私权，依法保守秘密，若泄密依法承担全部责任。
第八条因管理不当，发生档案资料遗失或残缺，档案管理人员的应承担相应责任并赔偿由此产生的损失。
第九条本制度经业主委员会会议通过，按照《议事规则》第二十六条公示后生效。
业主档案管理制度 2
管理处的服务过程是小区运营的最基本的组成部分。负责公共区域各地点的各项服务场地管理，也是面对业主各类服务关系。管理处的`工作质量的优劣还会影响到日后业主对管理公司的形象。
1、管理处的主要业主管理任务:
管理处的主要任务就是“服务”。只有健全业主档案及服务内容，才可能更好的服务业主。
2、管理处业主管理的日常工作包括:
及时上行下达业主与管理之间的知识、报告、通知、通报，传送文件应及时、准确，认真地登记并制作各种表格。
协调与业主之间的关系，加强横向沟通;
做好与业主有关各类文件的档案工作，并定期整理，以备随时查询及跟进;
接听业主投诉，解决业主投诉;
接听业主工程报修电话，及时联系修复;
3、业主档案管理
业主档案资料的管理主要是收集、整理、归档及使用四个环节。一般
业主档案包括以下的资料:
收集业主单位资料
业主缴费记录包括各样应付之押金
业主装修工程文件
业主迁入时填具之资料
业主资料补充
业主联络资料
紧急事故联络人的资料
管理人员在日常职务常与业主人事变迁资料
业主与管理处往来文件
业主违规事项与欠费记录
业主请修记录
业主投诉记录
10)业主单位有关的工程档案(与二次装修工程有关资料)
业主档案管理制度 3
一、目的
规范业主档案的保管与跟踪工作。
二、适用范围
适用于物业管理处业主档案的保管与跟踪。
三、职责
1、服务中心主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。
2、服务中心负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。
四、程序要点
1、业主档案内容
(1)经业主签署后的《业主公约》。
(2)经业主签署后的《消防安全责任书》。
(3)《业主家庭情况登记表》。
(4)《钥匙领用登记表》。
(5)《业主证领用登记表》。
(6)《业主入住验房表》。
(7)《装修申请审批表》、相关图纸及装修施工队资料。
(8)《违章处理通知单》及处理结果资料。
(9)业主的有关证件复印件。
(10)其他应保存的资料。
2、档案盒(夹)的制作
(1)根据档案盒(夹)的规格准备相应的档案标贴纸。
(2)在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称，其格式一般是由组织机构、名称组成，如:xxx-xx-sw-业主档案:表示物业管理有限公司xx管理处公共事务部管理的业主档案。
(3)将制作好的`档案标贴纸贴在档案盒(夹)左侧立面距顶部3cm位置上，并排列在档案柜中。
3、将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒(夹)内。
4、按档案盒(夹)内的各档案排列顺序将档案有关内容登记在《业主档案目录》内，内容包括:序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。
5、业主档案的跟踪:
(1)当发生下列情况变化时，服务中心副主管应将变化情况记录在业主档案中:
a、通讯电话联络方式发生变化时;
b、业主发生更替时。
(2)业主档案跟踪管理:由服务中心副主管负责每季度进行一次家庭情况的普查，对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主，管理员应至少每隔15天跟踪一次。
6、业主档案属绝密档案，特殊情况如需查阅须报管理处，经服务中心副主管办理登记手续后方可查阅。
7、业主档案应永久保存。
8、具备电脑办公系统的可以将各业主资料输入电脑进行管理。
9、本规程执行情况作为公共事务部档案管理员绩效考评的依据之一。
五、记录
《业主档案目录》
六、相关支持文件
《档案管理标准作业规程》
业主档案管理制度 4
为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
一、档案管理机构及其职责
1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合办公室的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。
2、综合办公室档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各科室负责人负责本部门档案资料的使用管理。
3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
4、综合办公室档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。
二、归档制度
1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。
4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
5、所有科室的业务活动方面的资料，应将相关资料的复印件报综合办公室备案。
6、由公司对外签订的合同，至少应保留一份原件，交由综合管理部保存。
7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合办公室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。
三、档案保管制度
1、公司综合办公室设存放档案的专门档案柜，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。
4、档案要分类，保管要有条理，主次分明，存放科学。
5、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
6、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。
7、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的`档案清单由档案员永久保存。
8、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
9、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。
三、档案借阅制度
1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经公司领导批准。
3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。
4、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。
5、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。
6、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副经理同意，必须外借的，由经理审批。
四、二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一次，资料原件交综合管理部统一保存。
业主档案管理制度 5
(一)意义
(二)文件档案的类别与形式
公司文件档案包括以下各类别的书面文字形式、磁卡和电脑存藏(硬盘存藏、磁盘存藏)形式。
1.公司法律文件:公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、银行税务登记等
2.公司董事会文件:董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等
3.公司管理制度:公司运营、行政、财务、业务管理制度、文本、流程
4.公司财务资料:各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等
5.公司人事薪资:人事结构、录用考核文件、薪资结构、薪资表、奖金计划及分配记录、奖惩记录、保险计划及记录《劳动合同》等
6.公司经营策略规划:客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销策略、公关网络、实施计划等
7.公司客户名册:客户名册、服务合同、协议、策略联盟协议、客户拓展、防谈名册及记录等
8.公司业务文件:公司各项对外服务的`内部管理制度、流程、文本及有关方法培训资料、报价体系等
9.公司客户服务文件:服务过程中与客户沟通产生的往来传真、往来函、建议书、分析底稿、调查底稿、客户提供之资料等
10.公司客户档案:已结案客户的完整档案，包括客户服务资料及公司各种服务文本、方案、策划、设计成果等
11.公司专业资料:公司搜集的各种业务文本、流程、制度、企划书、顾问服务理论、方法、同业服务成果、各类行业资料、公司由政府主管部门获取及购买的政策法规、公司各类剪报等
12.公司图书、杂志:公司由公开发行系统购买、订购的各种图书、杂志
13.公司日常行政文件:日常通知、备忘、报告、批复、外来文函
14.公司宣传资料:公司对外宣传广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等。
业主档案管理制度 6
1、物业档案建立的内容
业主入伙资料
业户家庭资料
业户联系电话
包括:正常情况下的联系电话和紧急情况下的联系电话，如家庭电话、单位电话、手机、呼机、E-mail地址等。
业户室内装修管理资料
包括:装修申请表、装修过程情况记录、管线变动情况等。
业户日常维修资料
包括:维修、维修回访等记录情况。
业户反馈资料
包括:服务质量回访记录、业户投诉及处理记录、业户意见征询、统计记录等。
2、物业档案管理的具体措施
业户档案资料是在业户入伙以后逐步建立起来的，其内容包括业户的姓名、家庭情况、工作单位、联系方法、管理费收缴情况、室内装修管理::资料及物业独用部分使用及保养维修情况等。
业户档案的`收集
xx物业设立档案室，建立相应规章制度，对业户档案进行严格管理。资料收集坚持内容丰富的原则。在实际工作中从需要出发，扩大资料来源，从时间上讲是在业主入伙时开始收集归档，实行业户一户一档。
业户权籍资料管理
从业户入伙开始，应着手权籍资料的收集工作，权籍资料的收集、整理、归档，应做到条理清晰、完整齐全，便于查阅。管理和使用好权籍资料，动态反映业户权籍状况，为业户需求提供服务。
业户档案的整理
各个业务范围上收集到的信息资料，统一交档案员集中整理，整理的重点根据资料内容、来源进行分类，做到条理清晰、便于查阅。
3、业户档案的归档
xx广场xx号楼项目管理处的业务接待将收集到的业户资料每月五日前提交档案中心。xx物业档案中心员按照物业管理自身的内在规律和联系，将资料分类有序地保存，并输入计算机存档，运用计算机的先进手段进行档案资料的管理。
4、档案的利用
为业户服务工作及时提供档案资料，直接或间接地为业户管理服务，从而有效地提高服务质量和服务水平。
5、业户档案的管理
业户档案的使用应有严格的规定，借阅必须由具备规定条件::的人员经登记后方可借出，归还时须由专人进行检查，如有破损，立即修复，严重时追究有关人员的责任。业户档案存放时要做好防火、防潮、防蛀工作，计算机使用时应防止电脑病毒侵入。
业主档案管理制度 7
1.项目的档案资料规定由管理处总物业经理负责监督保管，由管理处行政人事助理专职文件存档、注记工作。
2.有关物业验收档案、图则、业主及用户资料、管理制度、合约及附件设备设施档案及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经总物业经理许可，他人不得动用。
3.物业档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。
4.物业档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。
5.物业档案在历任总物业经理调职、离任时应向公司或接任者办理移交手续，经确认后方可离任。
6.物业档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。
7.因工作需要传阅、复印专管部分档案资料的，需经物业总物业经理书面确认，如有违反的做泄密处理。
8.公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不符合要求的保管责任人将做适当处分。
9.物业档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对物业管理有重大影响及损害物业和公司利益的'，管理处将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。
业主档案管理制度 8
为使公司重要的文件资料保存完整保密和使用方便，特制订本制度。
一、档案的分类：
1、一般保密文件：公司的规划文件、会议记录、会议纪要、决议、决定、委任书、协议书、合同书、项目方案、公司注册文件、通知、通告、来往信函、与公司有关的政府文件法律文件等。
2、专业技术文件：专业技术图纸、说明书、资料、文件、书籍、软件。
3、机密文件：上述专业技术文件以及年度计划、统计文件、财务凭证、财务报表、审计文件、经营情况、劳动工资和人事档案等。
4、公司对外签订的重要合约，须交一份给总公司备案。
5、有关公司发展的图片、录像、实物等，均属档案保管范围。
6、除有特别规定外，档案资料由行政部负责管理。
二、存档：
1、合同按照《合同管理规定》由指定人保管，其他档案由行政部指定专人保管。
2、档案管理员须按照第一条的分类情况，将文件资料分类存档保管。
（1）如存档文件资料为传真件时，必须复印一份存档。
（2）凡涉及经济利益的来往函件、政府文件等资料，原则上应长期保存；其他文件视其价值确定保存期限。
（3）档案的归档要及时，除特殊情况外，要求一项工作结束后存档。归档文件应保证其齐全完整，如有短缺应立即追查归入；文档的处理手续要完备，如有遗漏立即补办。
（4）文件的电脑存档。
（5）公司发出的文档都要在电脑中保留副本，并按文本文件归档方式命名保存。
（6）电脑文档信息要按年度进行存盘处理，将重要的信息资料转存软盘或光盘，并存放于磁盘盒内妥善保管。
三、借阅：
1、部门主管及以上人员可直接借阅一般性档案资料，如借阅机密资料，须经经理批准。
2、其他员工借阅与本职工作有关的资料时，可直接借阅；如借阅与本职工作无关的档案资料或机密资料，须经本部门主管和行政部主管同意，必要时，需请主管副经理批准。
3、借阅时，原则上只允许在公司内使用，并办理借阅手续，当天借阅当天归还；机密文件和绝版文件只能在存档处查阅，不予借出；如特殊情况确需借出时，须由经理签字后方能借阅。
4、借阅的资料必须妥善保管，不得涂改及私自复印。如确需复制，一般资料，须经部门主管批准；机密资料，须经公司经理批准。
5、机密资料，必须注意保密，不得随意摆放；如因个人原因致使机密文件丢失或泄露机密的，其后果由责任人承担，必要时公司将采取法律手段保护公司的利益。
四、专业技术资料的管理
1、专业技术资料除另有规定外，公司指定技术部门专人管理。
2、属于工作需要而发给有关部门的技术文件资料，在领用时必须办理登记手续，实行“谁领用谁保管谁负责”的.管理原则。管理人员每月负责将已发放文件资料的情况书面通知行政部。
3、长期领用的文件资料，责任人必须妥善保管，不使用时要及时归还。同时，技术部门的文档管理人员必须每季度末对借入的文件资料进行一次核对。如发现有丢失，必须书面通知行政部，并上报公司经理办公室。原则上因丢失文件而影响公司正常工作的，视情况扣罚￥200元及以上，具体处理结果由公司经理视其造成的影响酌情处理。
五、文档的销毁
1、除物业公司经理外，任何人无权私自销毁公司任何档案资料。
2、每年底清理档案后应将没有保存价值的文件销毁，销毁时应先报请公司经理批准，登记留底并抄送一份给总公司办公室后方能销毁；销毁时，应焚烧或使用碎纸机，不得随意丢放。
3、经批准销毁的档案资料，档案管理人员应编制销毁清单，经主管副经理签字后，由专人负责办理。销毁清单应作为档案资料长期保存。
六、档案立卷
每年年底清理公司所有文档，将已经办理完毕具有保存价值的文档组合成案卷；立案时应编制卷内文件的顺序号、文件号、责任人、题名日期、页号等，并附立卷登记表一份。
七、附则
1、员工离职时，必须将所领借文档资料全部归还，由相关管理人员签字接收。如有丢失，则按7、3条的规定扣罚责任人。
2、档案资料转移时，必须报请主管副经理以上批准，并办理交接手续。
3、凡违反本规定的，除已有规定外，每次给予￥50元以上的罚款。情节严重者，加重处罚。
4、随时接受总公司档案管理负责人员对我公司档案管理工作的检查。
业主档案管理制度 9
一、根据人事档案、文件档案、资料档案等各类属性不同的文件资料进行分类，整理、立卷，做好文件索引，归档存放、管理。
二、各类档案资料设专柜存放保管，分类编号、编注目录，以便查阅。
三、经领导批示传阅的文件，须随文将领导批示和传阅人签字一并归档。
四、注意做好保密工作。借阅文件，须经领导批准。若需抄摘或复印，应事先请示，未经批准不提抄摘或复印。
五、业主档案资料设专柜存放、保管，未经业主许可或公司领导批准（除本公司有关工作人员外）不得查阅或泄露业主档案资料。
六、定时检查、核对档案件数，做好防虫、防尘、防潮、防遗失工作，发现异常或丢失，及时向领导汇报，查明原因。妥善处理。
七、对已失去作用的`档案资料要进行销毁或用碎纸机处理，销毁档案资料要经过认真鉴定，列出清单，送领导审批后指派专人监销，防止泄密。
业主档案管理制度 10
一、业委会档案内容
(一)《业主大会议事规则》、《管理规约》、《专项维修资金管理规约》文本;
(二)业主委员会、业主大会会议记录、纪要;
(三)业主委员会、业主大会作出的决议、决定等书面材料、公示、公告及图片、照片;
(四)各届业主委员会备案证等材料;
(五)业主清册及联系方式;
(六)订立的物业服务合同以及共有部分利用形成的协议;
(七)与物业服务企业之间业务往来的'文件;
(八)业主和使用人的书面意见、建议书;
(九)维修资金收支情况清册、账目公告文本及审计报告;
(十)公共收益收支情况清册、帐目公告文本及审计报告;
(十一)经业主大会表决审定的改建、重建建筑物及其附属设施的方案;
(十二)其他涉及到业主共同利益的有关材料。
二、业委会档案的形成
档案资料包括一切文字资料，影像资料和实物;委员同意签字的各类原始文件和盖章文本或复印件。
三、档案使用后需及时移交
业委会各委员在工作当中形成的文件在使用完毕后应及时移交档案管理人员。
四、档案由专人管理
本届业委会由业委会秘书责档案管理工作。档案管理人员要忠于职守、自觉遵守档案管理制度，做好档案收集、整理、归档工作。
五、档案借阅实行登记制度
不可将档案借离业委会办公室，借阅完毕后要及时归放至档案柜原存放位置。由于借阅人原因造成文件损毁的，由借阅人承担相应责任。
六、档案分类保管
档案管理人员按照保管期限或类别项目进行保管，并应排列有序，柜门上锁。
七、档案的移交
新一届业委会选举产生后，在十日内办理档案移交手续，同时做好移交清单，交接双方应当面按移交清单逐一清点清楚。拒不履行正常移交义务的，新一届业主委员会可以请求街道办事处督促移交，公安机关协助督促移交。
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一、目的
为了规范业主档案的管理工作，确保档案资料的完整性、准确性、安全性和保密性，有效服务于物业管理工作，特制定本制度。
二、适用范围
本制度适用于本物业管理区域内所有业主档案的管理。
三、档案内容
1.业主基本信息：包括姓名、性别、年龄、身份证号码、联系电话、电子邮箱、工作单位等。
2.房产信息：房屋坐落位置、房号、建筑面积、户型结构、购房合同编号、产权证书编号等。
3.入住信息：入住时间、入住手续办理情况、钥匙领取记录等。
4.缴费信息：物业费、水电费、燃气费等各类费用的缴费记录，包括缴费时间、金额、缴费方式等。
5.维修记录：房屋及附属设施设备的维修申请、维修内容、维修时间、维修人员、维修费用等信息。
6.投诉与建议记录：业主提出的各类投诉与建议的内容、处理时间、处理结果、反馈情况等。
四、档案收集
1.业主办理入住手续时，由客服人员负责收集业主的基本信息、房产信息等资料，并填写《业主档案信息登记表》。
2.在日常物业管理过程中，各部门应及时将与业主相关的缴费信息、维修记录、投诉与建议记录等资料报送至档案管理部门。
3.档案管理人员应定期对各部门报送的资料进行审核，确保资料的完整性和准确性。对于不完整或不准确的资料，应及时通知相关部门进行补充和修正。
五、档案整理与归档
1.档案管理人员应按照一户一档的原则，对业主档案进行分类整理。将业主的基本信息、房产信息等作为主档案，将缴费信息、维修记录、投诉与建议记录等分别整理成册，作为附属档案。
2.对整理好的`档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的查询和管理。
3.将编号后的档案按照编号顺序依次存入档案柜中，并建立档案目录索引，以便快速查找档案。
六、档案保管
1.业主档案应存放在专门的档案室内，档案室内应配备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，确保档案的安全。
2.档案管理人员应定期对档案进行检查和清理，如发现档案有破损、霉变、遗失等情况，应及时采取措施进行修复和补充。
3.未经授权，任何人不得擅自查阅、借阅、复制、修改或销毁业主档案。
七、档案借阅
1.内部员工因工作需要借阅业主档案时，应填写《业主档案借阅申请表》，注明借阅理由、借阅期限等信息，并经部门负责人签字批准后，方可借阅。
2.借阅人员应在规定的期限内归还档案，如需续借，应重新办理借阅手续。
3.借阅人员在借阅期间应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注或抽取、拆散档案材料。
4.外部单位或人员如需查阅业主档案，应持单位介绍信或个人身份证明，并经物业管理公司总经理签字批准后，在档案管理人员的陪同下进行查阅。查阅时，不得将档案带出档案室。
八、档案销毁
1.对于超过保存期限或无保存价值的业主档案，档案管理人员应提出销毁申请，经物业管理公司领导班子集体研究决定后，方可销毁。
2.档案销毁应在指定的地点进行，并由档案管理人员和监督人员共同在场。销毁时，应采取安全、环保的方式，确保档案彻底销毁。
3.档案销毁后，档案管理人员应及时在档案目录索引中注明档案的销毁时间、销毁原因等信息，并将销毁记录存档备查。
九、附则
1.本制度由物业管理公司负责解释和修订。
2.本制度自发布之日起施行。
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一、总则
1.为加强业主档案管理，提高档案利用效率，保障业主合法权益，根据国家有关法律法规，结合本物业管理实际情况，特制定本制度。
2.业主档案是指在物业管理活动中形成的，反映业主及其物业基本情况、相关权益和管理服务过程的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
二、档案管理职责
1.物业管理公司设立专门的档案管理岗位，配备专职档案管理人员，负责业主档案的全面管理工作。
2.客服部、工程部、财务部等部门负责收集、整理与本部门业务相关的'业主档案资料，并及时移交档案管理部门。
3.档案管理人员应具备专业的档案管理知识和技能，熟悉物业管理业务流程，严格遵守档案管理法规和本制度的规定。
三、档案资料分类
1.业主个人资料：包括业主及家庭成员的身份证明文件、户籍信息、联系方式、职业信息等。
2.物业产权资料：房屋所有权证、土地使用权证、购房合同、抵押合同等相关产权证明文件。
3.物业交付资料：房屋交付验收记录、装修申请及审批文件、入住通知书、钥匙交接记录等。
4.物业服务资料：物业服务合同、缴费通知、缴费凭证、投诉处理记录、满意度调查结果、维修保养计划及记录等。
四、档案收集与整理
1.档案收集
业主档案资料应在业主入住前开始收集，在业主办理入住手续时，客服人员应一次性收集齐全业主的个人资料、产权资料和交付资料，并填写《业主档案资料收集清单》。
在物业管理服务过程中，各部门应随时收集与业主相关的各类资料，如维修记录、投诉记录等，并按照规定的时间和要求移交档案管理部门。
2.档案整理
档案管理人员接收各部门移交的档案资料后，应按照档案分类标准进行分类整理，将同一业主的各类资料归入同一档案卷宗，并编写档案目录。
对整理好的档案进行编号，编号应采用统一的编码规则，以便于档案的识别、查询和管理。
五、档案保管
1.业主档案应存放在专用的档案库房或档案柜中，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防鼠、防盗、防尘、防高温等防护设施，确保档案的安全。
2.档案管理人员应定期对档案进行检查和维护，发现档案有破损、褪色、霉变等情况，应及时采取修复措施。
3.档案库房应严格遵守门禁制度，非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。
六、档案借阅与利用
1.内部员工借阅业主档案应填写《业主档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限和借阅人姓名等信息，经部门负责人和档案管理部门负责人审批同意后，方可借阅。
2.借阅人应在借阅期限内归还档案，归还时档案管理人员应认真检查档案的完整性和完好性，如有损坏或遗失，应追究借阅人的责任。
3.业主或其授权代理人因合法权益需要查阅或复制业主档案的，应持有效身份证件和授权委托书，经物业管理公司负责人审批同意后，由档案管理人员在指定地点协助查阅或复制，并做好查阅记录。
4.档案管理人员应根据物业管理工作的需要，主动为各部门提供档案利用服务，如提供档案信息查询、统计分析等服务，为物业管理决策提供依据。
七、档案保密
1.业主档案涉及业主个人隐私和商业秘密，档案管理人员和其他接触档案的人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。
2.未经业主书面同意，不得将业主档案提供给任何第三方查阅、复制或使用。
3.对违反保密制度的人员，应依法追究其法律责任，并给予相应的纪律处分。
八、档案移交与销毁
1.当物业管理公司发生变更或终止时，应将业主档案移交给承接的物业管理公司或相关部门，并办理档案移交手续。
2.对于超过保管期限且无保存价值的业主档案，档案管理人员应提出销毁申请，经物业管理公司领导审核批准后，按照国家有关档案销毁的规定进行销毁。销毁档案应制作销毁清单，由档案管理人员和监督人员共同签字确认，并将销毁清单存档备查。
九、附则
1.本制度如与国家有关法律法规相抵触，以国家法律法规为准。
2.本制度由物业管理公司负责制定、修改和解释。
3.本制度自发布之日起施行。
业主档案管理制度 13
一、目的
为确保业主档案管理工作的规范化、科学化、制度化，有效保护业主隐私，促进物业管理服务质量的提升，特制定本制度。
二、适用范围
本制度适用于本物业管理区域内业主档案的建立、收集、整理、保管、查阅、借阅、更新、销毁等全过程管理。
三、档案管理原则
1.完整性原则：确保业主档案资料齐全，涵盖业主及其物业相关的各个方面信息，不得有遗漏。
2.准确性原则：档案资料内容应真实、准确，如实反映业主及物业的实际情况，不得虚假、错误。
3.安全性原则：采取有效措施保障业主档案的实体安全和信息安全，防止档案被损坏、丢失、泄露。
4.保密性原则：严格遵守保密规定，对业主档案中的个人隐私、商业秘密等敏感信息予以保密，不得擅自对外披露。
5.及时性原则：及时收集、整理、更新业主档案资料，确保档案信息与业主及物业的实际情况保持一致。
四、档案内容
1.基本信息：业主姓名、性别、出生日期、身份证号码、民族、籍贯、政治面貌、学历、婚姻状况、联系电话、电子邮箱、紧急联系人及联系方式等。
2.家庭信息：家庭成员姓名、与业主关系、年龄、职业、身份证号码等。
3.物业信息：房屋位置、房号、建筑面积、户型、房屋结构、产权性质、产权证书编号、购房合同编号、交付日期、装修情况等。
4.服务信息：物业服务合同签订情况、服务期限、服务内容、缴费记录（物业费、水电费、燃气费等）、维修服务记录（维修申请时间、维修内容、维修人员、维修费用、维修结果等）、投诉建议记录（投诉建议时间、内容、处理情况、反馈结果等）、参与社区活动记录等。
五、档案收集
1.业主入住前：由销售部门提供业主购房合同、身份证复印件等基础资料给物业管理处。
2.业主入住时：客服人员负责收集业主填写的入住登记表、家庭成员信息表、紧急联系人信息表等，并核对销售部门提供的资料，确保信息准确无误。同时，收集房屋交付验收相关资料，如验收单、整改记录等。
3.日常管理中：各部门（客服、工程、财务等）应及时将与业主相关的服务记录、缴费记录、维修记录等资料报送至档案管理部门。
4.资料收集要求：所有收集的资料应字迹清晰、内容完整、格式规范，并注明资料来源和收集日期。
六、档案整理与归档
1.档案管理人员应按照业主档案目录分类标准，对收集到的资料进行分类整理，将同一业主的资料归入同一档案袋或文件夹。
2.对整理好的档案进行编号，编号规则应简单明了、易于识别和管理，一般可采用房号+流水号的方式。
3.归档时，应将档案按照编号顺序存放在专用档案柜中，并建立档案索引目录，包括业主姓名、房号、档案编号、档案内容摘要等信息，以便快速查询档案。
七、档案保管
1.档案保管环境应保持干燥、通风、清洁，温度和湿度适宜，避免阳光直射和有害气体侵蚀。
2.档案柜应采用防火、防盗、防虫、防潮等功能的`专用档案柜，并配备必要的消防器材和防盗设施。
3.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，如发现档案有破损、霉变、丢失等情况，应及时采取修复、复制、补充等措施。
4.建立档案保管台账，记录档案的出入库时间、借阅人、借阅目的、归还时间等信息，确保档案流向清晰可查。
八、档案查阅与借阅
1.内部员工查阅业主档案：应填写《业主档案查阅申请表》，注明查阅理由、查阅范围、查阅时间等信息，经部门负责人批准后，在档案管理人员的陪同下进行查阅。查阅时不得擅自摘抄、复制、涂改档案内容。
2.业主查阅自己的档案：业主应持本人有效身份证件到物业管理处申请查阅，档案管理人员应在核实业主身份后，协助业主查阅档案。业主如需复制档案资料，应填写《业主档案复制申请表》，经物业管理处负责人批准后，由档案管理人员负责复制，并注明复制份数和用途。
3.外部单位或人员查阅业主档案：应持单位介绍信或个人身份证明，并说明查阅目的和范围，经物业管理公司总经理批准后，在档案管理人员的陪同下进行查阅。查阅时不得将档案带出物业管理处。
4.借阅业主档案：内部员工因工作需要借阅业主档案时，应填写《业主档案借阅申请表》，经部门负责人和物业管理处负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过xx天，如需续借，应重新办理借阅手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上做任何标记或批注，归还时档案管理人员应检查档案的完整性和完好性。
九、档案更新与维护
1.当业主的个人信息、物业信息或服务信息发生变化时，如业主姓名变更、房屋买卖、装修改造、缴费情况变化等，相关部门应及时通知档案管理部门，并提供相关证明材料。
2.档案管理人员应根据收到的信息及时对业主档案进行更新，确保档案信息的准确性和及时性。
3.每年应对业主档案进行一次全面的清理和维护，对过期、无用的资料进行清理，对档案进行整理、装订、编号等，以保证档案的规范性和整洁性。
十、档案销毁
1.对于超过保管期限且无保存价值的业主档案，档案管理人员应提出销毁申请，编制《业主档案销毁清单》，注明销毁档案的编号、名称、数量、销毁原因等信息，经物业管理公司领导班子集体研究批准后，方可销毁。
2.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理人员和监督人员共同在场，采用粉碎、焚烧等安全、环保的方式进行销毁，确保档案彻底销毁。
3.销毁完成后，档案管理人员应在档案索引目录中注明档案已销毁，并将销毁清单存档备查。
十一、培训与考核
1.物业管理公司应定期组织档案管理人员参加档案管理知识培训，提高其业务水平和管理能力。
2.建立档案管理工作考核机制，对档案管理人员的工作绩效进行考核，考核内容包括档案收集的完整性、整理的规范性、保管的安全性、查阅借阅的合规性、更新维护的及时性等方面，考核结果与绩效工资挂钩。
十二、附则
1.本制度由物业管理公司负责解释和修订。
2.本制度自发布之日起施行。
业主档案管理制度 14
一、制度背景与目的
随着物业管理行业的发展，业主档案管理的重要性日益凸显。为了规范本物业管理项目中业主档案的管理流程，保障业主信息的安全与完整，提高物业管理服务的质量和效率，特制定本业主档案管理制度。
二、适用范围
本制度适用于本物业管理项目内所有业主档案的管理工作，包括但不限于住宅、商业、写字楼等各类物业形态的业主档案。
三、档案内容与分类
1.业主档案主要包含以下内容：
业主身份信息：身份证、护照等有效身份证明文件的复印件，业主的姓名、性别、年龄、民族、籍贯、联系方式等。
物业权属信息：房屋所有权证或购房合同的复印件，房屋面积、户型、楼层、房号等信息，以及相关的抵押、租赁等情况记录。
入住信息：入住通知书、入住手续办理记录、钥匙交接记录、业主家庭成员信息等。
缴费信息：物业费、水电费、燃气费、停车费等各类费用的缴费记录，包括缴费时间、金额、缴费方式、欠费情况等。
维修保养信息：房屋及附属设施设备的维修保养申请记录、维修保养内容、维修保养时间、维修保养人员、维修保养费用等。
投诉与建议信息：业主提出的各类投诉与建议的内容、时间、处理部门、处理结果、业主反馈等。
社区活动参与信息：业主参与物业管理公司组织的.社区活动的记录，如活动名称、参与时间、角色等。
2.根据档案内容，将业主档案分为以下几类：
基本信息类：主要包括业主身份信息和物业权属信息。
服务记录类：涵盖入住信息、缴费信息、维修保养信息、投诉与建议信息等。
社区活动类：记录业主参与社区活动的相关信息。
四、档案收集与整理
1.档案收集
业主办理入住手续时，由客服人员负责收集业主的基本信息类档案资料，要求业主提供完整、准确的信息，并填写相关的登记表格。同时，对业主提供的资料进行初步审核，如发现资料不完整或有疑问，应及时与业主沟通解决。
在物业管理服务过程中，各部门应按照职责分工收集相应的服务记录类档案资料。例如，财务部负责收集缴费信息，工程部负责收集维修保养信息，客服部负责收集投诉与建议信息等。各部门收集到的资料应在规定的时间内（如每周或每月）提交给档案管理部门。
社区活动结束后，活动组织部门应在一周内将业主参与社区活动的相关资料提交给档案管理部门。
2.档案整理
档案管理部门收到各部门提交的档案资料后，应按照档案分类标准进行分类整理。首先，将同一业主的各类档案资料归集在一起；然后，对每一类档案资料进行编号，编号规则应统一、规范，便于识别和管理；最后，将整理好的档案资料装入档案。
业主档案管理制度 15
一、总则
1.目的
为了规范业主档案管理工作，确保档案信息的完整性、准确性、安全性与保密性，有效服务于物业管理活动，特制定本制度。
2.适用范围
本制度适用于本物业管理区域内所有业主档案的管理。
3.基本原则
（1）集中管理原则：业主档案由物业管理处指定专人集中统一管理，确保档案管理的规范性与一致性。
（2）完整性原则：全面收集业主及相关物业的各类信息，保证档案内容完整无缺，如实反映业主与物业的全貌。
（3）准确性原则：档案信息应真实可靠，及时更新与修正，确保其与实际情况相符，为物业管理决策提供精准依据。
（4）保密性原则：严格遵守保密法规，对涉及业主隐私、商业秘密等敏感信息予以妥善保护，防止信息泄露。
（5）安全性原则：采取有效措施，防范档案因自然灾害、人为破坏、技术故障等原因导致的损坏或丢失，保障档案实体与信息安全。
二、档案内容
1.业主基本信息
（1）个人资料：姓名、性别、出生日期、身份证号码、民族、籍贯、政治面貌、学历、婚姻状况、联系电话、电子邮箱、紧急联系人及联系方式等。
（2）家庭信息：家庭成员姓名、与业主关系、年龄、职业、身份证号码等详细信息，以及家庭成员的变更情况记录。
2.物业产权信息
（1）房屋产权证明文件：房屋所有权证、土地使用权证、购房合同等的复印件或扫描件，明确产权归属、面积、户型、楼层、房号等关键信息。
（2）产权变更记录：如有房屋买卖、继承、赠与等产权变更情况，需详细记录变更时间、原因、涉及的相关方及变更手续办理情况等信息。
3.物业交付信息
（1）交付验收记录：房屋交付时的验收报告、验收清单，记录房屋及附属设施设备的初始状态、是否存在质量问题及整改情况。
（2）装修申请与审批资料：业主的装修申请表、装修设计方案、装修公司资质信息、物业管理处的审批意见及装修过程中的监管记录等。
（3）入住通知书、钥匙交接记录：明确业主入住时间、领取钥匙的时间与数量、钥匙托管或借用记录等。
4.物业服务信息
（1）物业服务合同：合同签订的时间、期限、服务内容、收费标准、双方权利义务等条款。
（2）缴费记录：物业费、水电费、燃气费、停车费等各类费用的缴费明细，包括缴费时间、金额、缴费方式、发票号码等，以及欠费情况与催缴记录。
（3）维修服务记录：房屋及附属设施设备的维修申请单、维修记录，涵盖维修时间、维修内容、维修人员、维修费用、维修结果及业主反馈等信息。
（4）投诉建议记录：业主提出的各类投诉与建议的详细内容、提交时间、处理部门、处理过程、处理结果、反馈时间及业主满意度评价等。
（5）社区活动参与记录：业主参与物业管理公司组织的社区文化活动、业主大会、业主委员会活动等的记录，包括活动名称、参与时间、参与角色、表现情况等信息。
三、档案收集
1.收集渠道
（1）业主办理入住手续时，由客服人员负责收集业主的基本信息、产权信息、交付信息等资料，并指导业主填写相关表格。
（2）在日常物业管理服务过程中，各部门（客服部、工程部、财务部等）应及时将与业主相关的服务信息、缴费信息、维修信息、投诉建议信息等资料报送至档案管理部门。
（3）通过与房地产开发公司、政府房产管理部门、公用事业单位（水电燃气公司等）等外部机构的信息共享与沟通，获取补充业主档案所需的相关信息。
2.收集要求
（1）及时性：在相关信息产生或获取后，应尽快进行收集，确保信息的时效性。
（2）准确性：对收集的信息进行仔细核对，确保其真实、准确、完整，避免错误或遗漏信息进入档案。
（3）规范性：按照规定的格式、内容要求收集信息，确保信息的一致性与规范性，便于整理与归档。
四、档案整理与归档
1.整理方法
（1）分类整理：按照业主档案内容的分类，将收集到的资料分别归入相应的类别，如基本信息类、产权信息类、交付信息类、物业服务类等。
（2）编号排序：为每个业主档案赋予唯一的编号，编号规则应简单明了、易于识别与管理。一般可采用房号 + 流水号的方式进行编号。在同一类别内，按照时间顺序或重要程度对资料进行排序整理。
（3）装订成册：将整理好的资料进行装订，装订时应确保资料的整齐、牢固，防止资料散落或丢失。对于纸质较薄或较小的资料，可采用粘贴、折叠等方式进行处理后再装订。
2.归档流程
（1）审核验收：档案管理人员对整理好的档案资料进行审核验收，检查档案资料是否齐全、分类是否正确、编号是否规范、装订是否牢固等。如发现问题，及时通知相关人员进行整改。
（2）归档入库：审核验收合格的档案，按照编号顺序存入专用的档案柜或档案室。档案存放应遵循一定的规律，便于查找与管理。同时，建立档案存放索引目录，记录档案的编号、名称、存放位置等信息。
五、档案保管
1.保管环境
（1）档案库房应具备防火、防潮、防虫、防鼠、防盗、防尘、防高温、防强光等设施设备，确保档案的安全保管。
（2）保持库房内的温度、湿度适宜，一般温度控制在 14℃ - 24℃之间，相对湿度控制在 45% - 60%之间。可配备温湿度调节设备，并定期进行监测与记录。
（3）库房应保持清洁卫生，定期进行清扫与消毒，防止有害生物滋生。
2.保管措施
（1）定期检查：档案管理人员应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的实体状况（是否有损坏、霉变、褪色等情况）、档案的完整性（是否有资料缺失）、档案的安全性（保管设施设备是否正常运行）等。如发现问题，及时采取相应的修复、补充或处理措施。
（2）备份与复制：对于重要的档案资料，应定期进行备份与复制，防止因原件损坏或丢失而导致信息缺失。备份资料可采用电子存储介质（如光盘、移动硬盘等）或纸质复印件的形式进行保存，并分别存放在不同的地点，以提高档案信息的安全性与可靠性。
（3）安全防护：加强档案库房的安全管理，严格执行门禁制度，限制无关人员进入库房。安装监控设备，对库房内的情况进行实时监控与记录。同时，制定应急预案，应对突发的自然灾害、人为灾害等情况，确保档案的安全。
六、档案借阅与利用
1.借阅规定
（1）内部员工借阅：物业管理处内部员工因工作需要借阅业主档案时，应填写《业主档案借阅申请表》，注明借阅理由、借阅期限、借阅内容等信息，并经部门负责人签字批准后，方可借阅。借阅人应在档案管理人员的陪同下进行查阅，查阅时不得擅自摘抄、复制、涂改档案内容，如需摘抄或复制，需经档案管理部门负责人批准，并在档案管理人员的监督下进行。借阅期限一般不超过xx个工作日，如需续借，应重新办理借阅手续。
（2）业主借阅：业主本人或其授权代理人因合法权益需要查阅或复制自己的业主档案时，应持本人有效身份证件或授权委托书到物业管理处申请借阅。档案管理人员应在核实身份后，协助业主查阅档案。业主如需复制档案资料，应填写《业主档案复制申请表》，经物业管理处负责人批准后，由档案管理人员负责复制，并注明复制份数和用途。
（3）外部单位或人员借阅：外部单位或人员因工作需要（如政府部门执法检查、司法机关办案、审计机构审计等）查阅业主档案时，应持单位介绍信或相关法律文书，并说明查阅目的、范围和期限，经物业管理公司总经理签字批准后，在档案管理人员的陪同下进行查阅。查阅时不得将档案带出物业管理处，如需复制档案资料，应按照相关规定办理手续。
2.利用服务
（1）档案管理人员应根据物业管理工作的需要，主动为各部门提供档案利用服务，如提供档案信息查询、统计分析、资料借阅等服务，为物业管理决策、服务质量提升、费用收缴管理等工作提供有力支持。
（2）在利用档案信息时，应注意保护业主隐私和商业秘密，不得泄露与利用目的无关的档案内容。对于涉及敏感信息的档案利用，应严格按照规定的`程序进行审批与操作，并做好相关记录。
七、档案更新与维护
1.信息更新
（1）当业主的个人信息、物业信息或服务信息发生变化时，如业主姓名变更、联系方式改变、房屋买卖、装修改造、缴费情况变化等，相关部门或业主本人应及时通知档案管理部门，并提供相关证明材料。
（2）档案管理人员收到信息变更通知后，应及时对业主档案进行更新，确保档案信息的准确性和及时性。更新时，应在档案中注明信息变更的时间、原因、内容及提供证明材料的情况，并由档案管理人员签字确认。
2.档案维护
（1）定期清理：每年应对业主档案进行一次全面的清理，清理内容包括删除过期或无用的资料、整理档案资料的顺序、修复损坏的档案等，以保证档案的整洁、规范与完整。
（2）信息化管理：建立业主档案信息化管理系统，将纸质档案资料逐步转化为电子文档进行存储与管理。通过信息化系统，实现档案信息的快速查询、统计分析、数据共享等功能，提高档案管理的效率与水平。同时，应定期对信息化系统中的数据进行备份与维护，确保电子档案信息的安全。
八、档案销毁
1.销毁条件
（1）对于超过保管期限且无保存价值的业主档案，经档案管理部门鉴定后，可予以销毁。保管期限可根据国家相关规定及物业管理公司的实际情况确定，一般为业主房屋产权期限或物业管理服务合同期限届满后一定年限。
（2）在确定销毁档案时，应确保档案中的信息已无任何利用价值，且不存在法律纠纷或潜在风险。
2.销毁程序
（1）提出申请：档案管理人员应填写《业主档案销毁申请表》，说明销毁档案的编号、名称、数量、销毁原因、销毁时间等信息，并经物业管理公司领导班子集体研究批准后，方可进行销毁。
（2）组织销毁：档案销毁应在指定的地点进行，由档案管理人员和监督人员共同在场。销毁方式可采用粉碎、焚烧、化学处理等安全、环保的方式，确保档案彻底销毁，无法恢复。销毁过程应进行记录，包括销毁的时间、地点、方式、参与人员等信息。
（3）备案存档：档案销毁完成后，档案管理人员应将销毁申请表、销毁记录等相关资料进行整理归档，永久保存，以备日后查阅与审计。
九、培训与考核
1.培训计划
（1）物业管理公司应定期组织档案管理人员参加档案管理知识培训，培训内容包括档案管理法规政策、档案管理基础知识、档案信息化建设、档案安全保护等方面，提高档案管理人员的业务水平与专业素养。
（2）对物业管理处其他员工进行档案管理基础知识培训，使其了解业主档案管理的重要性、基本流程与要求，增强员工的档案意识与保密意识，促进各部门在档案收集、整理、利用等环节的协作与配合。
2.考核机制
（1）建立档案管理工作考核机制，对档案管理人员的工作绩效进行考核。考核内容包括档案收集的完整性、整理的规范性、保管的安全性、借阅利用的合规性、更新维护的及时性等方面，考核结果与绩效工资挂钩，激励档案管理人员提高工作质量与效率。
（2）对各部门在档案管理工作中的配合情况进行考核，如部门是否及时报送档案资料、报送资料的质量是否符合要求等，考核结果纳入部门年度绩效考核体系，促进各部门重视档案管理工作，积极履行档案管理职责。
十、附则
1.本制度由物业管理公司负责解释与修订。在执行过程中，如发现制度存在不完善之处或与国家相关法律法规、政策相抵触，应及时进行修订与完善，确保制度的合法性、有效性与适应性。
2.本制度自发布之日起施行。原有业主档案管理规定与本制度不一致的，以本制度为准。
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